Create CREDITOR Master Record

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk memasukkan data CREDITOR atau PEMIUTANG atau pembekal kepada syarikat anda. Sebelum anda boleh memasukkan invois yang di terima dari pemiutang anda mestilah terlebih dahulu memasukkan data pemiutang ke dalam master file terlebih dahulu (untuk pertama kali sahaja). Sepertimana yang telah di terangkan untuk master file yang lain-lain seperti Product, Debtor dsb.. Kod pemiutang perlulah dirancang dengan baik dah ia haruslah bermula dengan abjad yang pertama seperti contoh di bawah:

• Code: HPMS01
• Name: HP Manufacturing Sdn Bhd
• Creditor Type: Trade
• Address: Lot 123 Taman Perindustrian Permas, 81750 Permas Jaya, Johor
• Terms: 30
• Phone: 07-7881111
• Fax: 07-7882222
• Contact: Orang Yang Boleh Di hubungi
• GL Ac: 4010 (semua trade creditor mesti mempunyai code GLac 4010)

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Create_Creditor_Master

Payment In WITHOUT Invoice

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana memasukkan terimaan TANPA invois (payment in WITHOUT invoice). Terimaan tanpa invois bermaksud segala apa terimaan wang oleh syarikat tanpa perlu menghantar invois kepada pelanggan (debtor). Contohnya: jualan tunai, meminjam wang dari bank, pemilik syarikat menambah modal dan sebabgainya.

Penambahan modal akan di gunakan sebagai contoh di sini. Ia itu pemilik memasukkan (bank in) sebanyak RM50,000 sebagai modal (capital). Data yang akan digunakan seperti berikut:

• Payment In Serial No: di tentukan oleh sistem, tidak perlu di isi
  
• Debtor Code: INC kod khas untuk terimaan tanpa invois
• Invoice No: tidak perlu kerana ini adalah terimaan tanpa invois
• Payment Date: 02/01/2009
• Bank Code: MBB - bank anda di mana cek dimasukkan
• Cheq Bank: MBB - ini adalah bank untuk cek yang anda masukkan - mengikut cek
• Cheque No: 218713 nombor cek, mestilah 6 digit
• Amount Paid: 50000
• Project Code: NA
• Debit AC Code: 6020 (di buat secara otomatik)
• Credit AC Code: 9010 (Paid Up Capital - mengikut carta akaun yg telah disediakan)
• Description: Masukkan keterangan yang ringkas dan di fahami misalnya: Tambahan modal oleh MZA

Klik link berikut untuk melihat video yang menunjukkan bagaimana data dimasukkan: Payment_In_WITHOUT_Invoice

Payment In - With Invoice

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk memasukkan bayaran yang di terima setelah anda membuat invois kepada pelanggan (debtor). Ini di panggil "Terimaan Dengan Invois" atau "Payment In With Invoice". Maklumat yang perlu di ketahui ialah:

• Debtor Code:
• Invoice No:
• Date Received:
• Bank Code:
• Cheq. Bank / Cheq No:
• Amoount Received:
• Debit Ac / Credit Ac: (akan di buat oleh sistem secara otomatik)
• Description:

Klik link ini untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Payment_In_With_Invoice

Issue Invoice - Sales

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk membuat invois kepada pelanggan (issue invoice to customer / debtor). Jika pelanggan (debtor) belum lagi dimasukkan ke dalam sistem, anda haruslah memasukkannya dahulu jika tidak invois tidak dapat dikeluarkan. Klik di sini untuk melihat bagaimana hendak masukkan data pelanggan.

Jika invois yang anda ingin keluarkan berdasarkan produk yang dijual, produk-produk tersebut mestilah telah dimasukkan ke dalam sistem terlebih dahulu. Klik di sini untuk melihat bagaimana hendak masukkan data produk.

Sebagai contoh, invois bertarikh 04/01/2009 akan dikeluarkan kepada Herbal Products Sdn. Bhd. (HPSB01) kerana menjual dua produk iaitu:

• 100 Pcs Pati Limau Losyen
• 90 Pcs Pati Halia Losyen

Klik link berikut untuk melihat bagaimana invois di buat:

Issue_Sales_Invoice_01
Issue_Sales_Invoice_02

Create DEBTOR Master Record

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk memasukkan data DEBTOR atau Penghutang atau pelanggan anda untuk pertama kali sahaja. Sebelum anda boleh membuat jualan kredit (iaitu melalui invois) kepada pelanggan anda, rekod mengenainya mesti dimasukkan terlebih dahulu. Seperti juga produk, anda haruslah merancang dengan baik kod-kod yang akan digunakan untuk pelanggan anda. Setidak-tidaknya ia mestilah bermula dengan abjad atau huruf pertama pelanggan tersebut.

Sebagai contoh butiran pelanggan / penghutang / debtor seperti di bawah akan digunakan:
Code: HPSB01
Name: Herbal Products Sdn Bhd
Terms: 30
Address: No. 10 Jalan Trus, 80000 Johor Bahru, Johor
GL AC: 3010 (Trade Debtor)

Matlumat lain-lain adalah opsyenal, tidak perlu dimasukkan ataupun boleh diisikan kemudian jika perlu.

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Create Debtor Master Record