Office PettyCash Supplement

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk menambah wang tunai runcit atau petty cash. Ia nya adalah dua transaksi dalam satu. (1) Keluarkan wang dari bank MBB dan (2) Masukkan ke dalam tunai runcit / petty cash. Transaksi ini juga adalah bayaran keluar tanpa invois. Kod pemiutang khas iaitu PCASH mesti digunakan. Lazimnya kita akan membuat baucer bayaran (payment voucher) beserta dengan cek yang hendak di tunaikan dan kemudiannya dimasukkan kedalam wang petty cash. Baucer bayaran boleh dicetak oleh komputer dan tidak perlu membuat secara manual. Contoh adalah seperti butiran berikut:

• PV No: Masukkan nombor baucer secara manual - tidak di galakkan
• Check Box For Auto Numbering: Di sarankan anda 'tick' kotak ini untuk menggunakan nombor baucer yang dijana oleh sistem
• Creditor Code: PCASH
• Invoice No: tidak perlu, biarkan kosong
• Payment Date: 02/01/2009
• Bank Code: MBB
• Cheque No: 343436
• Amount: 500.00
• Cheque Date: tidak berkenaan 
• Project Code: NA
• Debit GL Code: 6090 (temporary account - di buat oleh sistem)
• Credit GL Code: 6010 (MBB - di buat oleh sistem
• Description: Office Petty Cash Supplement

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Office_PettyCash_Supplement

Terimaan masuk untuk kod bank CASH iaitu untuk petty cash ialah seperti berikut sepertimana yang akan di buat oleh sistem secara otomatik:

• Payment In Serial No: mengikut nombor siri semasa
  
• Debtor Code: INC kod khas untuk terimaan tanpa invois
• Invoice No: tidak perlu kerana ini adalah terimaan tanpa invois
• Payment Date: 02/01/2009
• Bank Code: CASH
• Cheq Bank: CASH
• Cheque No: NA
• Amount Paid: 500.00
• Project Code: NA
• Debit AC Code: 6010
• Credit AC Code: 6090
• Description: Ref PV No: PV/0000003 Descr: Office petty cash supplement

 Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Office_PettyCash_Supplement

Payment Out WITHOUT Invoice

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk membuat bayaran tanpa invois. Kod pemiutang khas iaitu EXP mesti digunakan. Lazimnya kita akan membuat baucer bayaran (payment voucher) beserta dengan cek ataupun menggunakan wang tunai (cash). Baucer bayaran boleh dicetak oleh komputer dan tidak perlu membuat secara manual. Sebagai contoh kita akan membayar bil elektrik menggunakan Tunai atau Cash seperti butiran berikut:

• PV No: Masukkan nombor baucer secara manual - tidak di galakkan
• Check Box For Auto Numbering: Di sarankan anda 'tick' kotak ini untuk menggunakan nombor baucer yang dijana oleh sistem
• Creditor Code: EXP
• Invoice No: tidak perlu, biarkan kosong
• Payment Date: 30/01/2009
• Bank Code: CASH
• Cheque No: NA
• Amount: 109.45
• Cheque Date: tidak berkenaan
  
• Project Code: NA
• Debit GL Code: 5030 (pilih kod dari kategori perbelanjaan, bermula dengan 5)
• Credit GL Code: 6010 di buat oleh sistem
• Description: Bayar bil elektrik Jan 2009

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Payment_Out_WITHOUT_Invoice

Payment Out WITH Invoice

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk membayar invois yang di terima dari pemiutang. Lazimnya kita akan membuat baucer bayaran (payment voucher) beserta dengan cek mengikut jumlah invois tersebut. Walaubagaimanpun anda boleh membuat bayaran beberapa kali jika perlu (part payments). Baucer bayaran boleh dicetak oleh komputer dan tidak perlu membuat secara manual. Sebagai contoh kita akan membuat bayaran kepada HP Manufacturing Sdn. Bhd mengikut invois yang telah di buat sebelumnya:

• PV No: Masukkan nombor baucer secara manual - tidak di galakkan
• Check Box For Auto Numbering: Anda di sarankan anda 'tick' kotak ini untuk menggunakan nombor baucer yang dijana oleh sistem
• Creditor Code: HPMS01
• Invoice No: Cuma tekan bebutang yang disediakan disebelahnya untuk memilih invois yang di kehendaki
• Payment Date: 17/01/2009
• Bank Code: MBB
• Cheque No: 343434
• Amount: 5625
• Cheque Date: secara default ianya sama dengan Payment Date di atas. Jika tarikh ini diubah kepada satu tarik kehahdapan ianya akan menjadi cek Post Dated
  
• Project Code: NA
• Debit GL Code: di buat oleh sistem
• Credit GL Code: di buat oleh sistem
• Description: Bayaran penuh untuk invois HP/0000321

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Payment_Out_With_Invoice

Receive Creditor Invoice

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk memasukkan invois yang di terima dari pemiutang (creditor invoice). Pastikan terlebih dahulu pemiutang tersebut telah pun di masukkan ke dalam sistem, perlu di buat sekali sahaja. Untuk contoh, kita akan masukkan invois dari HP Manufacturing Sdn. Bhd. butirannya seperti berikut:

• Invoice No: HP/0000321
• Creditor Code: HPMS01
• Invoice Date: 03/01/2009
• Net Amount: 5625
• Debit Ac: 2020 (beli barangan untuk dijual semula (purchases))
• Credit Ac: 4010 (pemiutang perniagaan (trade creditor))
• Description: Beli pati limau 150 pcs @18.00 = 2,700 dan pati halia 150 pcs @19.50 = 2,925

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Receive_Creditor_Invoice

Create CREDITOR Master Record

Di sini anda akan ditunjukkan bagaimana untuk memasukkan data CREDITOR atau PEMIUTANG atau pembekal kepada syarikat anda. Sebelum anda boleh memasukkan invois yang di terima dari pemiutang anda mestilah terlebih dahulu memasukkan data pemiutang ke dalam master file terlebih dahulu (untuk pertama kali sahaja). Sepertimana yang telah di terangkan untuk master file yang lain-lain seperti Product, Debtor dsb.. Kod pemiutang perlulah dirancang dengan baik dah ia haruslah bermula dengan abjad yang pertama seperti contoh di bawah:

• Code: HPMS01
• Name: HP Manufacturing Sdn Bhd
• Creditor Type: Trade
• Address: Lot 123 Taman Perindustrian Permas, 81750 Permas Jaya, Johor
• Terms: 30
• Phone: 07-7881111
• Fax: 07-7882222
• Contact: Orang Yang Boleh Di hubungi
• GL Ac: 4010 (semua trade creditor mesti mempunyai code GLac 4010)

Klik link berikut untuk melihat bagaimana ianya dilakukan: Create_Creditor_Master